Beste leden en ouders van jeugdleden van VMHC,

6 maart hebben wij als bestuur van VMHC jullie uitgenodigd voor een ingelaste Algemene Ledenvergadering (ALV) op 25 maart, met als onderwerp ‘Wijziging Eigendom&Beheer hockeyvelden’ en ‘Aanleg nieuw kunstgrasveld’. De reden voor deze ingelaste ALV is dat in het politieke besluitvormingsproces rondom deze punten expliciete toestemming van de hockeyclubs VMHC en MHCD aan het College van B&W vereist is om een aanvraag tot realisering van deze twee punten bij de gemeenteraad in te dienen. 

Deze punten staan geagendeerd voor de raadsvergadering van 12 mei. Het politieke voorbereidingstraject vereist dat het College dit verzoek 6 weken van tevoren bij de Gemeenteraad indient, en heeft daarbij toestemming van de hockeyclubs nodig. Dit alles is de reden om op korte termijn een extra ALV in te lassen, omdat anders het traject met betrekking tot de aanleg van nieuwe kunstgrasvelden vertraging oploopt.

Gegeven de door de overheid en KNHB opgelegde maatregelen als gevolg van COVID-19 is een fysieke ALV op korte termijn niet mogelijk. De gemeente Heusden handhaaft echter de tijdslijnen met betrekking tot de besluitvorming binnen de gemeentelijke politiek rondom het nieuwe kunstgrasveld, reden om voor ons als bestuur naar alternatieve wegen te zoeken.

Daarom stellen we een schriftelijke ALV in die er als volgt uitziet. We publiceren zo snel mogelijk de twee ALV-agendapunten op de website, aangevuld met een financiële paragraaf en andere punten van aandacht. We maken deze publicatie, net als de originele uitnodiging voor de fysieke ALV, kenbaar via de App en e-mail, zodat alle leden op de hoogte zijn.

We vragen jullie om jullie opmerkingen en vragen naar aanleiding van deze publicatie naar bestuur@hockeyclubvlijmen.nl te mailen. Jullie krijgen hiervoor tot zondag 22 maart 24:00 uur de tijd. Daarna publiceren wij zo snel mogelijk jullie vragen (anoniem) voorzien van ons antwoord weer op de website.

Daarna vragen we jullie om 25 maart, tussen 20:00 uur en 22:00 uur, per mail naar bestuur@hockeyclubvlijmen.nl en onder vermelding van naam en geboortedatum, in te stemmen met de twee gedane voorstellen. Ook als je het niet eens bent met de voorstellen, of je wilt je onthouden van stemming, vragen we je dit per mail kenbaar te maken.

Om de grootst mogelijke transparantie te betrachten willen we 2 leden vragen in dat tijdsvenster aanwezig te zijn bij één van de bestuursleden, om onafhankelijk het aantal stemmen -zowel de voors, de tegens als de onthoudingen- te kunnen tellen en waarmerken. Hiervoor zoeken we nog 2 vrijwilligers, aanmelden hiervoor kan bij bestuur@hockeyclubvlijmen.nl, het liefst per ommegaande.

We zijn ons ervan bewust dat dit geen ideale vorm van vergaderen is en dat de tijdslijnen krap zijn, maar gelet op de onwerkelijke situatie waarin we ons nu bevinden en waarvan het eind niet in zicht is en gelet op het belang van de spoedige aanleg van een nieuw kunstgrasveld, kunnen we ons geen vertraging permitteren.

Het bestuur VHMC

Corné, Saskia, Rints, Reint en Jaap